Sistem Pengendalian Manajeman Proyek

Sistem Pengendalian Manajeman Proyek

Manajemen proyek adalah disiplin dari perencanaan , pengorganisasian , dan pengelolaan sumber daya untuk mewujudkan tujuan berhasil menyelesaikan proyek tertentu dan tujuan. Kadang-kadang digabungkan dengan manajemen program , namun program teknis sebenarnya tingkat yang lebih tinggi membangun: sebuah kelompok terkait dan entah bagaimana proyek saling tergantung.

Sebuah Proyek adalah suatu usaha sementara, memiliki awal dan akhir ditentukan (biasanya dibatasi oleh tanggal, tetapi dapat dengan pendanaan atau kiriman), dilakukan untuk mencapai tujuan yang unik dan tujuan  , biasanya untuk membawa perubahan yang bermanfaat tentang atau ditambahkan nilai. Sifat sementara proyek berlawanan dengan bisnis seperti biasa (atau operasi) , yang berulang, tetap atau semi-permanen bekerja fungsional untuk menghasilkan produk atau jasa.. Dalam prakteknya, manajemen dari kedua sistem sering ditemukan agak berbeda, dan oleh karena itu memerlukan pengembangan keterampilan teknis yang berbeda dan penerapan manajemen yang terpisah.

Tantangan utama dari manajemen proyek adalah untuk mencapai semua tujuan-tujuan proyek  dan tujuan sementara menghormati kendala proyek yang terbentuk sebelumnya. kendala yang tipikal adalah ruang lingkup , waktu , dan anggaran . The sekunder-dan lebih ambisius-tantangan adalah untuk mengoptimalkan dalam alokasi dan integrasi input yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pra-didefinisikan.

Sistem Pengendalian Proyek

Kegiatan:
1.memahami pengertian dan karakteristik proyek
2.Memahami lingkungan pengendalian proyek
3.Memahami perencanaan proyek
4.Memahami pelaksanaan proyek
5.Memahami evaluasi proyek
1.Memahami pengertian dan karakteristik Proyek
Contoh:proyek kontruksi gedung,pembangunan kembali gedung,pengmbangan produk baru,penelitian dan pengembangan,pengembangan dan pemasangan sistem informasi,renovasi gedung.
Proyek adalah suatu bentuk kegiatan yang dimulai pada tertentu dan akan berakhir pada waktu yg telah ditentukan dgn mengalokasikan sumber daya ttt untuk melaksanakan tugas dgn sasaran yg jelas.
Karakteristik proyek:
- Memiliki tujuan yg khusus,produk akhir atau hasil kerja akhir
- Jumlah biaya,sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan telah ditentukan
- Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas.titik awal dan titik akhir telah ditentukan dengan jelas
- Non rutin,tdk berulang,jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.
2. .Memahami lingkungan pengendalian proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
1. proyek merupakan organisasi sementarra,dimana satu tim dibentuk untuk menjalankan proyek dan segera dibubarkan apabila proyek selesai.
2.anggota tim dibentuk dari organisasi sponsor proyek,dapat direkrut khusus untuk proyek tsb.
3.atau karyawan dari organisasi luar yg mendapat kontrak untuk melaksanakan proyek.
4.jika proyek melibatklan kontraktor luar,manajemen proyek harus membuat aturan yg jelas dgn para personil kontraktor tsb.
ORGANISASI MATRIK
1. apakah yg dimaksud dgn organisasi matrik dalam suatu proyek?
2. yaitu jika anggota tim proyek (pegawai dari organisasi sponsor proyek),mereka mempunyai dua atasan yaitumanajer proyek dan manajer departemen fungsional
3. misal:dlm proyek reparasi besar sebuah kapal,tenaga kerja diambil dari berbagai departemen fungsional di galangan kapal,n mereka hanya bekerja di proyek jika keahlian mereka dibutuhkan.loyalitas mereka tetap pada departemen fungsional.
4. apakah mereka bekerja penuh pada proyek/tdk,keputusan bergantung pada manajer departemen fungsional,dalam hal ini manajer proyek tdk memiliki wewenang penuh atas anggotanya.
5. manajer proyek ingin semua anggota tim memberi perhatian penuh kepada proyek,dan manajer departemen fungsional harus mempertimbangkan semua proyek yg melibatkan sumber dayanya,hal ini dapat menimbulkan konflik kepentingan dan potensial untuk menimbulkan ketegangan.
Jika proyek melibatkan kontaktor luar,tingkat pengasan tambahan harus ada terhadap proyek tsb
Bentuk persetujuan kontraktual:
1. harga tetap/fixed price contact
2 pengeluaran biaya/cost-reimbursement contract
ad1:
- ada persetujuan untuk menyelesaikan kegiatan ttt dengan tgl yg telah ditetapkan pd harga ttt.
- Biasanya ada penalti jika pekerjaan tersebut tdk bisa diselesaikan sesuai kesepakatan
Misal jika kontraktor kondisi tdk layak,order perubahan bisa dikeluarkan.dan pihak sponsor maupun kontraktor harus setuju atas spesifikasi hasil akhir,implikasi biaya yg terjadi atas perubahan tsb.
- Pada kontrak harga ini,sponsor bertanggung jawab thd pemeriksanan kualitas dan kuantitas pekerjaan untuk menjamin bhw pekerjaan tsb telah sesuai dgn yg ditentukan.
Ad2:
- Pd kontrak pengeluaran biaya ini,sponsor menyetujui membayar biaya yg layak ditambah suatu keuntungan
- Sponsor mempunyai tanggung jawab terhadap biaya dan karenanya diperlukan spm.
STRUKTUR INFORMASI
Fokus informasi pengendalian manajemen pd keg.rutin ad/ pada pusat pusat pertanggungjawaban,pada pekerjaan yg dilaksanakan serta realisasi biaya dalam periode waktu ttt.
Pada sistem penmgendalian proyek,informasi terstruktur menurut elemen berikut:
1.scope/spesifikasi hasil akhir
2. jadwal atau waktu yg dibutuhkan
3. biaya
3.Memahami perencanaan proyek
SIFAT RENCANA PROYEK:terdiri dari bagian yg saling berhubungan yakni:
1. scope, terdiri dari spesifikasi paket kerja dan nama orang serta organisasi unit penanggungjawabnya.
2. jadwal, menyatakan waktu estimasi yg dibutuhkan untuk menyelesaikan masing masing paket kerja dan hubungan antar paket kerja.
3. biaya,biasa disebut anggaran pengendalian.
 Anggaran pengendalian mempunyai kaitan penting engan perencanaan dan pengendalian kinerja,hal ini menunjukkan harapan sponsor akan pekerjaan yg dilakukan dan komitmen manajer proyek untuk menyelesaikan proyek sesuai dgn biaya yg ditetapkan.
4.Memahami pelaksanaan proyek
Pada dasarnya manajer berkepentingan dgn pertanyaan pertanyaan berikut ini:
1. apakah proyek akan selesai sesuai jadwal yg telah ditentukan
2. apakah pekerjaan yg telah selesai sesuai dengan perkiraan biaya
3. jika dlm keg.proyek,jawaban atas salah satu pertanyaan diatas, adalah tidak,maka manajer perlu mengetahui sebabnya serta apa yg dpt dilakukan untuk memperbaiki situasi.
Ketiga pertanyaan di atas saling berkaitan satu sama lain krn ada kalanya diperlukan pengorbanan antara biaya waktu dan kualitas conth: kerja lembur mungkin dibolehkan untuk menjamin penyelesaian waktu,tapi ini akan menambah biaya.
SIFAT LAPORAN
Laporan terdiri dari tiga bentuk yaitu:
1. laporan gangguan
2. laporan kemajuan
3. laporan keuangan
ad1:
yaitu melaporkan kesulitan yg telah terjadi dan yg akan timbul di masa depan
ad2:
yaitumembandingkan jadwal dan biaya sesungguhnya dgn biaya dan jadwal yg direncanakan.
Ad3:
Yaitu laporan akurat biaya proyek yg harus disusun jika ada kontrak pengeluaran biaya/cost-reimbursement.,sbg dasar pembayran kemajuan.,dan biasanya perlu untuk kontrak harga tetap sebagai dasar untuk jurnal akuntansi keuangan.
PERSENTASE TINGKAT PENYELESAIAN
tingkat penyelesaian digunakan sebgai dasar perbandingan waktu sesungguhnya yg dikonsumsi dengan jadwal yg telah dibuat..dan biaya sesungguhnya dengan biaya yg dianggarkan.
RINGKASAN KEMAJUAN
Yaitu cara untuk mengukur pencapaian suatu tugas tertentu sehingga pengukuran pencapaian keseluruhan dapat dilakukan.
Contoh:pendekatan yg sederhana adalah dgn menggunakan rasio jam orang kerja terhadap total jam orang kerja.
PUNCH LIST sponsor menyiapkan suatu daftar berbagai jenis proyek yg masih harus diselesaikan,termasuk kerusakan kerusakan yg harus diperbaiki..
Pembayaran akhir biasanya tergantung pada persetujuan selesai/tidaknya pekerjaan.
SUMBER INFORMASI
Karena laporan tertulis bersifat uraian dan mudah dilihat,sehingga spm cenderung dipusatkan pada laporan ini.
Dalam prakteknya,dokumen2 ini biasanya kurang penting dibandingkan dengan informasi yg dikumpulkan manajer melalui rapat reguler,inspeksi langsung di lapangan,melalui memo formal, sehingga manajer dapat mengenali masalha masalah yg tersembunyi.
5.Memahami evaluasi proyek
Pada dasarnya ada 2 macam evaluasi yaitu:
1 evaluasi kinerja
2.evaluasi hasil
ad1:
evaluasi kinerja memiliki dua aspek yaitu:
-evaluasi manajemen proyek
-evaluasi proses pengelolaan proyek
tujuan evaluasi ini ad/ untuk membantu dlm pengambilan keputusan terhadap manajer proyek contoh:promosi jabatan,pemberian penghargaan dan penugasan kembali
evaluasi thd proyek biasanya subjektif,hal ini krn pekerjaan pada suatu proyek urang bisa diukur dibandingkan dgn pekerjaan di pabrik
ad2: kesuksesan proyek tdk dapat dievaluasi hingga waktu yg cukup serta memungkinkan untuk pengukuran manfaat dan biaya sesungguhnya
untuk banyak proyek ,evaluasi hasil cukup kompleks dengan kenyataan yakni manfaat yg diharapkan tdk disebutkan dalam tujuan,ukuran,dan juga manfaat sesungguhnya tidak dapat diukur.